Eメールのマナー ―便利で手軽だからこそ、心配りは忘れない―
国内外を問わず、文字・画像・音声などを即時通信できる電子メール(Eメール)。簡単な基本マナーを守って利用しよう。
Eメールの基本マナー
メールを書くときの注意点
Eメールの基本マナー
●宛先(address)
アドレスのドット(.)ひとつでも間違うと、相手に届かないばかりか、相手のサーバにも迷惑となる。相手の宛先は一字一句正確に。
●件名(Subject)
メールには内容が分かるように適切な件名(サブジェクト)をつける。これは多くのメールから検索したり、忙しい時に後で読むべきか、今すぐ読むか区別したりするため。
●本文
まず名乗ろう。差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もある。手軽に書いて出せるといっても挨拶をおろそかにするべからず。ただし、一般の手紙のような、時候の挨拶などの形式や言いまわしは必要ない。必要事項を簡潔に書くようにする。
また、相手が読みやすい文章を心がける。文章が長くなる場合は、適宜改行を入れたり、段落ごとに空行を入れるようにする。
一般に、100行を超えるメッセージは“長文”と考えられる。その場合、サブジェクト・ヘッダに「Long(長文)」という言葉を含めておくか、連絡文と資料などの文書は分け、後者は添付ファイルにして送るとよい。
本文
●署名(Signature)
誰が出したメールかはっきりさせるために、メールの最後には所属・名前・メールアドレスなどの入ったサイン(シグネチャー)を入れる。ソフトによっては、自動的に入るものもあるが、あまり長くなり過ぎないように4~6行にまとめる。
署名
メールヘッダ
メールの頭のほうについている、そのメールに関する情報を記述した部分。メールを書く際に関係のある部分は次のとおり。
●cc.(副次的な宛先)
この欄に書いたアドレスにも、「To:(宛先)」で送った同じ内容のメールのコピーが送られる。主な宛先の人のほかに、目を通してほしい人のアドレスを入れたり、自分のアドレスを「cc:」に入れてコピーを保存しておく時に使う。
※注意:自分宛のメールが返事を要するものか、参考までに見ておけばよいものか、間違わないように、「To:」で来たのか「cc:」なのか、確認するようにする。
cc.(副次的な宛先)
●Bcc.(宛先、副次的な宛先の相手に知らせず第三者に送信するための宛先)
この欄に書いたアドレスにも、「To:」や「cc:」で送った同じ内容のメールのコピーが送られるが、「To:」や「cc:」で送られたメールヘッダには「Bcc.」を使ったことが記録されない。同じ内容のメールを送ったことを「To:」や「cc:」の相手に知られたくない場合、その人のアドレスを「Bcc:」に記入する。
●Reply-To(返信のアドレス指定)
通常、メールに返事(リプライ)する際に普通にメーラーを操作すると、自動的に「From:」のアドレスへ返信しようとするが、「Reply-To:」欄にアドレスを入れておくと、返信先は「From:」ではなく「Reply-To:」のアドレスになる。自宅や職場で複数のアドレスを使っている場合、会社のアドレスから送ったメールの返事を自宅のアドレスにほしい時や、自宅から送ったメールの返事を会社で受けたい時などに使用する。
引用
何らかのメールに返事を書く時、「この間のメールの件で…」などのあいまいな表現では、どのメールの件か相手を混乱させたり誤解やトラブルを招く恐れがある。どのメールの件かわかるよう、適切に引用する。引用したい部分については>や|、>>の引用符をつける。また、必要もないのにメールの全文を引用したりせず、文意を伝えるのに必要な個所だけを引用するようにする。
※オリジナルのメールや文書の著作権に注意する。特にメーリングリストの投稿、Webサイトのニュース記事などは、引用を制限もしくは禁止している場合が多いので要注意。
引用


メールを書くときの注意点

相手がどのような環境、機種でメールを読むかは様々。自分が使っているメーラーとはフォントも文字間隔も文字幅も異なる可能性がある。見栄えをよくしようとしてセンタリングしたり、太字、色付文字を使ったりすると、ソフトによってはメールの形式をテキスト形式から HTML形式に自動的に変換したり、HTML形式で送信してしまうものもある。過度な装飾の必要がない通常のメッセージは、できるだけシンプルにした方がよい。
●使える文字・使えない記号
Eメールで使える文字は、下に示した区分けにおさまるものに限られ、半角カタカナは使えない。他の文字コードで送ると、相手は文字化けしたメールを受け取ることになるので注意する。
また、特殊な記号や、日頃使わない難しい漢字も避けた方がよい。自分のパソコンでは普通に表示されていても、相手のところでは文字化けすることがあるからだ。丸付き数字(など)やローマ数字(など)はその可能性が大きい。もちろん外字(ユーザーが独自に登録した文字)は不可。
●ファイルの添付
画像や音、ページレイアウトした文書や表計算のファイルなどは、メールに添付して送ることができる。ただし、相手側のパソコンに、添付ファイルを開くことのできるアプリケーションソフトがインストールされていなければならない。特に、WindowsとMacintoshの間では、いまだに互換性のないものがあったり、おなじWindowsでもバージョンによって開かなかったりするので、あらかじめ相手の使っているコンピュータの機種やソフト、バージョンを確認しておくことが必要。
●メッセージの容量
メッセージの容量送ろうとしているメッセージがどれだけ大きいのか、把握しておく。容量の重すぎるメールは、相手の端末の負担になったりするだけでなく、送信できない場合もあるので、相手のサーバの容量に応じて重すぎるメールはできるだけ分割や圧縮して送るなど、工夫をする。なお、写真や画像データは、圧縮して送ることが望ましい。
●書いた内容や表現を確認する
普段話している言葉を文字にすると、伝わる印象や意味が異なる場合がある。相手に不快な思いをさせないような言葉を選ぶことを常に意識する。
●過信は禁物
Eメールは早くて確実に連絡がとれるものと過信しがちだが、配送経路で何がしかのトラブルがあった場合、メールが途中で行方不明になることもまれにあったりする。
また、メールが届いていても相手がすぐにメールボックスをチェックするとは限らない。急ぎの用事や重要事項などは、電話で「これから送ります」「いま送りました」と一報を入れた方がよい。
●返事はすみやかに
通常、差出人は相手がメールを読んだかどうかを確認できない。質問や依頼といった内容のメールを受け取った際には、できるだけすみやかに返事を出すようにする。
●“のぞき”はあるものと考えよ
暗号化装置(ハードウエアかソフトウエア)を使っている場合を除いて、インターネット上のEメールの秘密を守ることはできない。現状では、メールが配送されていく全てのサーバで原理的には覗き見される可能性がある。第三者に決して見られてはいけないような内容をやり取りする場合に、Eメールを使うのは自殺行為と心得ること。
●公私混同しない
ビジネス用と個人用のメールアドレスを使い分けている人も多い。アドレスがビジネス用か個人用かを見極め、ビジネス用のアドレスに私的なメールを送るのは避ける。


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