電話のかけ方と受け方 ―見えないけど人柄が伝わるのが電話。まず武器にすべし―

電話のかけ方
電話の受け方
電話のかけ方
  1. ダイヤルする前に、相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
  2. いきなり用件に入らずに、「~の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
  3. 電話を切る時はひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。
電話の受け方
電話の受け方
●電話のベルは2回まで
ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
●「もしもし」は不要
第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。
外線ならば「○○会社の○○部でございます」、内線ならば「○○部の○○でございます」。
●相手を必ず確認する
相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や会社名を確認する。
●挨拶も忘れずに
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
●用件はすばやくメモ
電話に出る時はメモの準備をしてから。左手に受話器、右手に鉛筆をもって、メモを取りながら用件を聞く。
●メモは正確に
相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。
○こんな電話応対、やめたいね
  • 「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。
  • かけた電話が何回も違う部署に回され、その度に名前は?用件は?と聞かれるのはイヤなもの。電話を回す時には、「○○社の◇◇さんから××の件で」と、伝えておこう。
  • 電話の向こうの大きな笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。


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