社外文書

社外文書の基本フォーム
一般手紙文作成のポイント
ハガキ、封筒の表書き
社外文書の基本フォーム
  1. 日付と文書番号:作成ではなく『発信』の年月日を明記。内容や種類など、必要に応じて文書を分類し記号をつけておけば、整理・保存も容易になる。
  2. 宛名:(株)、KKなどの略称は失礼に。宛名が団体や会社の時は『御中』を。社名の下は役職名、個人名の順に書き、『様』をつける。対象者が多い時は個人名は書かず、『各位』と書く。
  3. 発信者名:基本的には会社の責任ある役職者名。社印や役職者印が必要であればここに押す。
  4. 用件名:ひと目で用件がわかるようにタイトルを書く。
  5. 本文:前文→主文→末文の順に簡潔にまとめる。「拝啓」など頭語の次は時候の挨拶、感謝や祝福のことばと続き、『さて』『ところで』と転語を用いて本論に入る。末文は『まずは』『とりあえず』ではじまり、『敬具』など結語で終る。
  6. 別記:大切なポイントは本文の下に箇条書きにまとめる。
  7. 担当者名:文書作成者名や担当者名を明記。問い合わせの電話番号も書きそえる。
社外文書の基本フォーム
一般手紙文作成のポイント
  1. 頭語と結語はワンセット。ただし、年賀状や暑中見舞いには結語は不要。
  2. 前文:頭語の次に時候の挨拶→安否の挨拶→お詫びや感謝のことばが続く。
  3. 主文:「さて」「ところで」などのことばから入る。
  4. 末文:前文と同様に挨拶のことばが入り、乱筆の陳謝や相手の無事を祈ることばを書きそえて終る。
  5. 後付:日付→署名→宛名の順に書く。後付だけが2枚目になったり、後付が2枚にわたるのは体裁が悪い。文章の配分に注意すること。宛名につける敬称は『様』が一般的。医師や教師に対して『先生』を使うこともある。この場合、「先生」のあとに「様」は不要。
  6. 副文:とくにつけ加えたい用件がある時に『追伸』として短めに。
●一般手紙文のフォーマット
一般手紙文のフォーマット
ハガキ、封筒の表書き

●ハガキ・封筒の表書きのポイント
  1. 相手の名前は大きい字で中央に。
  2. 宛先の住所は、郵便番号の赤枠の右端にそろえる感じに。2行になる時は地名や番地が分かれないように。
  3. 宛名には通常『様』を。役職名がつく時は『○○部長殿』とする。
  4. (株)やKKなど、相手の社名に略称を使うのはエチケット違反。団体や会社宛の場合は『御中』をつける。
  5. 差し出し人の住所・氏名は、ハガキの場合は切手の下に、封書は裏面の左側にまとめて書く。
●ハガキの通信文
  1. ハガキの場合は「前略-早々」が一般的な頭語と結語。内容によっては、頭語や時候の挨拶は省略してもよい。
  2. 本文は7行から10行くらいが見た目もスッキリしている。
  3. 表面に通信文を書く時は下半分の範囲に。横長に使う時は、通常左半分に書く。
●封筒の封じ方
  1. 封筒は糊づけして封をするのがマナー。
  2. 大切な文書の場合は糊づけのあと忘れずに封印を。一般的な封じ文字は「〆」。「封」は少しあらたまった場合に。祝儀やお祝いの場合は「寿」や「賀」の文字を使う。
●慶弔のマナー
封筒にものし袋と同様、慶弔のマナーがある。和封筒なら問題ないが、ハガキなどが入る洋封筒の場合は閉じ方に慶弔の違いがあるので注意が必要(下図参照)。
  慶事 弔事
慶弔のマナー


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