ビジネス文書の基本 ―四角四面をまあるく読ませる―

ビジネス文書作成のポイント
頭語と結語
主な慣用句
前文・末文のパターン
時候のことば


ビジネス文書作成のポイント
●ビジネス文書とは
ビジネス文書にもいろいろあるが、大きくわけると、業務報告書や連絡事項などをまとめた社内宛ての『社内文書』、取引先やお客様など社外宛ての『社外文書』の2通りがある。
●ビジネス文書の基本ルール
社内・社外を問わず、ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。そのためには守らなければならないルールがある。
  1. 『結論優先』が原則: 先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に意見・提言の順でまとめる。タイトルをつけて、内容がひと目でわかるようにする。
  2. 簡潔な文章にする:センテンスは短めに。用件が複雑な時は箇条書きにするなど、一読して内容がわかる工夫が大切。
  3. 事実は正確に:自分の感想やあいまいな表現は使わない。とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、データを確認しながらキチンと書く。古いデータをうのみにするのも間違いのもと。
  4. わかりやすいことばをつかう:その業界にしか通用しないような略語や専門用語はとくに社外文書ではタブー。誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意する。
  5. 書いたら読み返す:公式な文書は保存されるもの。書いたら必ず読み返し、上司のチェックを受ける。とくに社外文書は『会社としての文書』。くれぐれも注意を。
●プラスαの気配り
判りやすく、読みやすくがビジネス文書の基本。そのために定型や決まりを守った方がいいが、場合によっては堅苦しい無味乾燥な印象も与える。取引先に出すクレーム状、督促状などには定型のワープロ文書に「ご事情はあると存じますが」「お忙しいなか恐縮ですが」とお願いの形にすれば、心が伝わる。お礼状の場合は、手書きの方がよい。
また、社内の通達でも、それによって影響の出る部署、人には「どうぞよろしく」の意をこめたひと言を別紙に書いてそえると、受け入れられやすくなる。
頭語と結語
  1. 一般的な手紙
    拝啓・啓上 一 敬具・敬白
  2. あらたまった手紙
    謹啓・謹呈 一 謹言・謹白
  3. 略式の手紙(前文省略)
    前略・冠省 一 草々・早々
  4. 急用の手紙
    急啓・急呈 一 草々・不一
  5. 返信の手紙
    拝復・復啓 一 敬具・謹答
  6. 再信の手紙(続便)
    再啓・再信 一 敬白・拝具
●自称・他称の使い分け
 
自分側
相手側
個人
わたくし・私・小生 あなた・貴殿・貴兄・先生
複数
一同・両名・私ども ご一同様・各位・お二方
会社
当社・小社・本会 貴社・御社・貴所・貴店
役職・上司
当主・当社社長・上司 貴社長・御上役・貴部長・ご上司
部下
当社社員・同人・本人・当人 貴社社員・御社社員・ご本人
授受
受領・拝受・入手 ご査収・お納め
考え
私見・所感・所見・愚考 ご意見・ご高説・ご賢察
場所
当地・当方面・こちら 御地・貴地・そちら(様)
主な慣用句
  1. 「いよいよ」「ますます」:加速度をつけて進行していく状態をさす。
    〔例〕貴社いよいよご清栄のことと~、貴兄ますますご活躍のご様子~
  2. 「賜り」:「いただく」「もらう」を丁寧に表現することば。
    〔例〕格別のご配慮を賜り、厚く御礼申し上げます
  3. 「さて」「ところで」:前文を受けて主文に入る時に使う一般的な書き起こしの言葉。
    〔例〕~を賜り、厚く御礼申し上げます
    さて、この度、当社では~
  4. 「つきましては」「ついては~につき」:「それゆえ」「そこで」を丁寧にあらわす。前に理由を述べ、次に結果や状況が続く時に使うことば。
    〔例〕~の運びとなりました。つきましては、下記の通り竣工式を催しますので
  5. 「なお」:「さらに」「つけ加えるに」と同じ意味。念を押す場合などに使う。
    〔例〕なお、お手数ですが、返信は封書にて○日までに~
  6. 「~のほど」:「~を」をソフトに表現し、あとに続けるために使う。
    〔例〕至急ご連絡のほど、お願い申し上げます。
  7. 「かたがた」:「~をかねて」の意味
    〔例〕まずは、御礼かたがたご報告まで~
  8. 「とりあえず」:「とり急ぎ」「すぐに」の意味。ほかはさておいて、必要なことを伝える場合に使う。
    〔例〕とりあえず、下記の件につき
  9. 「なにとぞ」:頼みごとを強調する時に使う。「ぜひとも」「なにぶん」と同じ。
    〔例〕なにとぞご理解のほど、
●オフィシャルレターのこれがタブー
  • あらたまった手紙は縦書きが正式。横書きは親しい人のみ。
  • 「拝啓」とはじめて、結語が「早々」ではおソマツ。頭語と結語は対応。
  • 「前略」のあとに時候の挨拶は不要。前略とは前文省略のこと。
  • あらたまった縦書きの手紙文の場合、目上の人の名前などが2行にまたがるのは、タブー。相手に関することばはなるべく行の頭にくるように、自分の名前などは行末にくるよう文章を配分。
前文・末文のパターン
前文の基本パターン ●前文の基本パターン
「拝啓(頭語)→初春の候(時候の挨拶)」と続いた前文は、次に下の1. となり、行を改めて2. の順に並ぶのが基本的なパターン。
  1. 繁栄・盛業を祝福することば
    「ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」
    「いよいよご隆盛の由、大慶に存じます」
    「ますますご清栄と拝察申し上げます」
    「ますますご発展との趣、何よりと存じ上げます」
  2. 感謝のことば
    「日頃はひとかたならぬお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます」
    「毎々格別のご厚情を賜り、まことにありがとうございます」
    「この度はご用命を賜り、深く感謝しております」
●前文の応用編
感謝のことばのかわりにお詫びの挨拶をする時は?
「毎々お手数をおかけいたしまして、まことに申しわけございません」
「この度は当方の手違いから多大なご迷惑をおかけしまして、まことに申しわけなく、深くお詫び申し上げます」
●末文の基本パターン
用向きの念を押しながら、締めくくりの挨拶を述べる。
  1. 一般的な末文
    「まずは略儀ながら、書面にてご挨拶申し上げます」
    「以上、お礼かたがたお願いまで」
    「とりあえず書面にて、ご挨拶申し上げます」
    「まずはとり急ぎご報告申し上げます」
    「とりあえず、別紙のようにご案内申し上げます」
    「ご挨拶かたがたご依頼申し上げます」
  2. 返事を依頼する時の末文
    「ご多忙とは存じますが、ご返事を賜りますようお願い申し上げます」
    「折り返しご返事をくださいますよう、お願い申し上げます」
●末文の応用編
催促する際の末文は?
「何かとご都合はおありかと存じますが」
「ご多用中おそれいりますが…」
「ご多忙のところ、お手数をおかけいたしますが…」

時候のことば

正月
謹賀新年 賀正 明けましておめでとうございます 謹んで新年のお喜びを申し上げます 初春のみぎり
1月
睦月(むつき)
厳寒の候 厳冬の候 寒さことのほか厳しき折から 寒中お見舞い申し上げます 厳しい寒さが続いております
2月
如月(きさらぎ)
立春の候 余寒の候 春寒の折 晩冬のみぎり 立春とは名ばかりの寒さが続きます 梅のつぼみもそろそろふくらみはじめました 余寒が身にしみるこの頃でございます
3月
弥生(やよい)
早春の候 春暖の折 浅春のみぎり 水温む候 ひと雨ごとに春らしく ようやく春めいてまいりました 春まだ浅い今日この頃 暑さ寒さも彼岸までとか 春光うららかに花の便りも聞かれる頃となり ひな祭りもすぎ、ようやく春めいてまいりました
4月
卯月(うづき)
仲春の候 陽春の候 桜花の季節 春爛漫の候 春風駘蕩の候 春風がここちよいこの頃 いよいよ春もたけなわとなってまいりました 若草萌える季節に 桜の花もいまをさかり
5月
皐月(さつき)
新緑の候 晩春の候 若葉の季節 薫風のみぎり 風薫るさわやかな季節になりました 木々の若葉が目にしみるこの頃 野も山も若葉の美しい季節がまいりました
6月
水無月(みなづき)
初夏の候 向暑のみぎり 梅雨の候 うっとおしい梅雨の季節となりました さわやかな初夏となりました
7月
文月(ふみづき)
盛夏の候 炎暑のみぎり 暑さ厳しい折 暑中お見舞い申し上げます いよいよ本格的な夏をむかえ
8月
葉月(はづき)
残暑の候 晩夏の候 残暑厳しい毎日が続いております 暑さもようやく峠をこえ 残暑お見舞い申し上げます はやくも立秋をむかえ 暑さも盛りをすぎたようで
9月
長月(ながつき)
初秋の候 新涼の候 さわやかな初秋の季節となりました 秋風の立つさわやかな今日この頃 さわやかな秋をむかえ
10月
神無月(かんなづき)
仲秋の候 清秋のみぎり 菊薫る季節となり 木々の紅葉も日ごとに深まり 秋の夜長となりました 秋たけなわの今日この頃
11月
霜月(しもつき)
晩秋の候 向寒のみぎり 初霜の候 落ち葉舞う季節となりました 日増しに寒さのくわわる今日この頃 初雪の便りが聞かれる季節となり 朝夕めっきり冷え込む今日この頃
12月
師走(しわす)
初冬の候 師走の候 心せわしい師走となりましたが 本年もいよいよ押しつまりました あわただしい歳の瀬をむかえ



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